الأوصاف الوظيفية

الوصف الوظيفي:

هو وثيقة تعدها المنظمات لكل وظيفة لديها على الهيكل التنظيمي، بحيث تصف المهام التي يتم أدائها في الوظيفة بشكل جيد وكذلك يجب أن تتضمن قائمة بالمسئوليات الأساسية للوظيفة. بالإضافة إلى المعلومات التالية:

  • المسمي الوظيفي \ الدرجة الوظيفية.
  • القسم والوحدة
  • الأكواد اللازمة
  • الهدف الوظيفي.
  • المسئوليات الرئيسية.
  • المؤهلات والشهادات والمهارات اللازمة.

والوصف الوظيفي مهم لاي منظمة فكما يساعد الموظف على  التعرف على المهام الوظيفية المطلوبة منه، ويساعد المدير على تقييم الموظف وتوجيهه، فإنه يساعد كذلك في الاستقطاب وذلك بعرض المهام على المتقدمين وسؤالهم خلال المقابلة الشخصية من خلاله. لذا فمن الضروري أن يوضح الوصف الوظيفي بإيجاز المسئوليات الرئيسية لتتمكن المنظمات من الاستفاده منه في الاتي:

  • يمكن للتوظيف كتابة الاعلان الوظيفي بسهولة.
  • يمكن أن تستخدمها لجنة المقابلة في إعداد الأسئلة.
  • يمكن إرسالها للمرشحين لمساعدتهم في الاختيار الذاتي و مساعدتهم في إعداد السيرة الذاتية الخاصة بهم و الإستعداد للمقابلة.
  • يساعد الموظف على  التعرف على المهام الوظيفية المطلوبة منه.
  • يمكن المدراء من تقييم الموظفين بكل عدل ونزاهة بناء على ما هو مطلوب من مهام.

إن إعداد الاوصاف الوظيفية مهارة لا يتقنها الكل ففيها الكثير من الاعداد والقراءة والملاحظة وتحتاج إلى كثير من الصبر، والبحث. ولإعداد التوصيف الوظيفي، فأول ما يجب عليك القيام به هو التحليل الوظيفي (Job Analysis) وللقيام بذلك لديكِ عدة طرق ممكن أن تسلك أحدها أو تمزج بينها، وهي:

  1. الاستبيان (Questionnaire): وهي أن تقوم بتوزيع استمارات على الموظفين تطلب منهم فيها أن يقوموا بذكر المهام التي يقومون بأدائها بشكل رئيسي، والمهام التي يقومون بها بشكل أقل تكرارا -ثانوي- والمهارات المطلوبة لقيامهم بتلك الأعمال، بالإضافة إلى اسئلة اخرى حول المسمى عدد المرؤوسين، المرجعية، ورأي الموظف حول الوظيفة التي يشغلها..
  2. المراقبة (Observation): أن تقوم أنت- المسؤول عن كتابة الوصف الوظيفي- بجولات على الموظفين وتسجيل ما تراه مما يقومون به من أعمال، لتستعين بها فيما بعد لكتابة التوصيف.
  3. المقابلة الشخصية (Interview): حيث تطلب الشخص وتجلس معه وتسأله عما يقوم به خلال يوم عمله، وما هي المهارات المطلوبة لأداء العمل الذي يقوم به.

ولا بدّ من الدمج بين كل هذه الطرائق للحصول على معلومات دقيقة عن كل وظيفة (Position).. بعد جمع كل ذلك.. يمكن أن تبدأ بكتابة الوصف الوظيفي والذي يحوي كما ذكرنا العناصر التالية:

  • المسمى الوظيفي (Title) -في العنوان-
  • ملخص المنصب (Job Summery)
  • المهام الرئيسية (Essential Tasks)
  • المهام الإضافية (Additional Duties)
  • المعارف والمهارات المطلوبة للمنصب (Knowledge, Skills & abilities)

وعند الكتابة يجب الاخذ في الاعتبار النقاط التالية:

  • أن كتابة الوصف الوظيفي تنصبّ على المنصب الوظيفي وليس على الشخص شاغل الوظيفة.
  • عند كتابة الوصف الوظيفي يجب أن لا يتعدى صفحة أو صفحتين على اكثر تقدير..فهي لا تتضمن كل مهمة فردية.
  • الوصف الوظيفي وثيقة رسمية يجب أن تراجع بشكل دوري وتحدث وقد تكون الفترة الزمنية للمراجعة 3-5 سنوات.
  • يجب ان يخصص في كل وصف وظيفي خانة للموظف ليكتب اسمه ويوقع عليه وهو إقرار منه بالإطلاع على الوصف الوظيفي ومناقشة بنوده مع المعنيين..
  • يجب أن يكتب الوصف الوظيفي بلغة واضحة غير قابلة للتأويل فهذا يساعد في شرحها ومناقشتها مع الموظف/ المتقدم للوظيفة..

مع التطور الإداري تطورت معه الأوصاف الوظيفية وأصبح الوصف الوظيفي يشمل تقييم الأداء لكل وظيفة. ليصبح نموذجين في نموذج واحد فكل نقطة من نقاط المهام والمسئوليات يتم تقييم الموظف عليها مع نهاية العام، لمعرفة مدى ما أنجزه خلال العام الوظيفي وبالتالي يكون التقييم عادلاً ونزيهاً.. ومن طرف أخر يكون الموظف على اطلاع بما هو مطلوب منه خلال العام وما سيقيم عليه.. مثل هذا التقييم والوصف الوظيفي معمولاً به في الدول المتقدمة ونتمنى أن نصل إلى هذه المرحل في القريب العاجل..

ملاحظة:

  • مرفق أكثر من نموذج للوصف الوظيفي باللغتين.
  • مرفق استبيان يمكن ان يستخدم في تحليل الوظيفة.

9) التوصيف المهني للوظائف المقصورة على السعوديين- تحديث ربيع الاول 1438

التوصيف المهني للوظائف المقصورة على السعوديين
الصادر من وزارة العمل
تحديث ربيع الاول 1438

دليل الوصف الوظيفي للعاملين بالمستشفيات

دليل الوصف الوظيفي للعاملين بالمستشفيات
الصادر من وزارة الصحة (الإدارة العامة للمستشفيات)
عام 2003-1424

JD Sample #1 (Arb)

نموذج وصف وظيفي باللغة العربية (1)

JD Sample #1

نموذج وصف وظيفي باللغة الإنجليزية (1)

JD Sample #2

نموذج وصف وظيفي باللغة الإنجليزية (2)

JD Survey

نموذج استبيان الوصف الوظيفي
وهو احد وسائل تحليل الوظيفة (Job Analysis)